Lautatarhankatu 6
00580 HELSINKI
p. 09 228 5050 (arkisin klo 9-12)
tl(at)tapaturmalautakunta.fi
EU:n tietosuoja-asetus: artiklat 12, 13 ja 30
Laatimispäivä 25.5.2018
Päivitetty 28.11.2023
Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta
Y-tunnus: 0457895-0
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Puhelin: 09 228 5050
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi
Mari Valakari
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi
Henkilötietojesi käsittelyn tarkoituksena on saapuneiden työhakemusten käsittely, soveltuvuuden arviointi sekä rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme käsitellä niihin liittyvät tietopyynnöt.
Henkilötietojen käsittelyn oikeudellisena perusteena on antamasi suostumus. Lähettämällä hakemuksen avoinna olevaan työtehtävään annat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietosi kuuluvat tähän rekisteriin, jos olet hakenut tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunnassa avoinna olevaa työpaikkaa. Rekisteri pitää sisällään ne tiedot, jotka olet lähettänyt lautakuntaan tai jotka olet antanut suullisesti.
Useimmissa tapauksissa meillä on ainakin seuraavat henkilötietosi:
• nimi
• osoite
• puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• tiedot koulutuksesta sekä työkokemuksesta
• toimitetut liitteet, kuten hakemus ja CV
Saamme henkilötiedot kirjallisesti tai suullisesti sinulta itseltäsi. Lisäksi voimme saada tietoja ilmoittamaltasi suosittelijalta.
Lautakunnan ulkoistamien toimintojen taholta henkilötietojesi käsittelijänä toimii M365-palveluita tuottava Microsoft.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Microsoftin M365-palveluissa käsiteltävien tietojen osalta tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10.7.2023 lähtien tietoja siirretään Euroopan komission riittävyyspäätöksen perusteella. Liityttyään EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen Microsoft on sitoutunut noudattamaan sovittuja tietosuojavelvoitteita.
9.7.2023 asti siirtoperusteena oli vuonna 2021 käyttöönotetut vakiosopimuslausekkeet. Vuonna 2023 päivitetyn tietojenkäsittelysopimuksen mukaan Microsoft noudattaa Euroopan talousalueen tietosuojalainsäädäntöä Euroopan talousalueelta peräisin olevien henkilötietojen keräämisen, käytön, siirron, säilyttämisen ja muun käsittelyn osalta. Henkilötietojen kaikkeen siirtoon kolmanteen maahan tai kansainväliselle organisaatiolle sovelletaan tietosuoja-asetuksen artiklassa 46 kuvattuja asianmukaisia suojatoimia, ja tällaiset siirrot ja suojatoimet dokumentoidaan tietosuoja-asetuksen 30(2) artiklan mukaisesti.
Henkilötietojasi käsittelevät ainoastaan ne lautakunnan henkilöt, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Olemme varautuneet henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin ja suojanneet rekisterin aineiston teknisesti ja organisatorisesti esimerkiksi alla olevin keinoin:
• käsittelyn ohjeistus
• laitteistojen suojaus
• käyttäjien tunnistus ja käyttöoikeuksien hallinta
• käyttötapahtumien eli lokitietojen rekisteröinti
• tiedonsiirtokanavien suojaus
• kulunvalvonta
Säilytämme työhakemuksia kaksi vuotta avoinna olleen tehtävän täyttämisestä. Tietopyyntöjä säilytämme kymmenen vuotta pyynnön saapumisesta. Tietojen poistamisesta vastaa hallintopäällikkö.
Voit käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi lähettämällä meille kirjallisen pyynnön. Vastaamme pyyntöösi kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Osoita pyyntösi hallintopäällikölle ja lähetä se:
• sähköpostitse osoitteeseen hakemukset(at)tapaturmalautakunta.fi tai
• postitse osoitteeseen Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta, PL 10, 00581 Helsinki
Meidän on kyettävä tunnistamaan oikeuksiaan käyttävä henkilö. Tämän vuoksi esitä pyynnössäsi seuraavat tunnistetietosi:
• nimesi
• tieto siitä, milloin olet lähettänyt työhakemuksen
• postiosoitteesi tai sähköpostiosoitteesi
1. Tarkastusoikeus eli oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tietää mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Sinulla on oikeus pyytää jäljennöstä omista tiedoistasi.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tai täydennämme puutteellisia henkilötietoja. Voit oikaista tietoja sen ajan, kun hakemustasi säilytetään eli enintään kahden vuoden ajan.
3. Oikeus peruuttaa suostumus ja oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Sinulla on oikeus peruuttaa käsittelylle antamasi suostumus milloin tahansa. Voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä asiasta kirjallisen ilmoituksen yllä olevan ohjeen mukaisesti.
Poistamme henkilötietosi, jos olet peruuttanut suostumuksesi eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta. Tällainen laillinen peruste voi olla esimerkiksi oikeudellisiin vaateisiin liittyvä kanneaika. Tämän vuoksi arvioimme henkilötietojesi poistamisen tapauskohtaisesti.
Lisäksi meillä on velvollisuus poistaa henkilötietosi tilanteessa, jossa tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin tai jos henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
4. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada meille toimitetut henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että säilytyksen lisäksi saamme käsitellä henkilötietojasi ainoastaan suostumuksellasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
Rajoitamme käsittelyä sinulta saadun kirjallisen ilmoituksen perusteella, jos käsittelyn jatkamiseksi ei ole rajoittamisen ylimenevää perustetta. Kirjaa pyyntöösi, millä perusteella käsittelyn rajoittamista pyydät ja mahdollisuuksien mukaan se, mihin asti pyydät rajoittamaan käsittelyä.
6. Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia
Emme suorita automaattista päätöksentekoa tai käytä henkilötietojasi profilointiin tai suoramarkkinointiin.
7. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (”kielto-oikeus”)
Koska henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla ei ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
8. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos katsot, että rikomme sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekrytointiprosessiin osallistuminen edellyttää henkilötietojen antamista, meidän tulee voida yksilöidä työnhakijat ja selvittää heidän soveltuvuutensa työtehtävään.
Päivitetty 30.11.2023