Lautatarhankatu 6
00580 HELSINKI
p. 09 228 5050 (arkisin klo 9-12)
tl(at)tapaturmalautakunta.fi
EU:n tietosuoja-asetus: artiklat 12, 13, 14 ja 30
Laatimispäivä 25.5.2018
Päivitetty 2.5.2024
Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta
Y-tunnus: 0457895-0
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Puhelin: 09 228 5050
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi
Mari Valakari
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi
Ratkaisutoiminnan rekisterin tietojen käsittelyn tarkoituksena on vireillä olevien muutoksenhakuasioiden sekä ratkaistujen asioiden käsittely. Henkilötietoja käsitellään myös ratkaisutoimintaan liittyvien tietopyyntöjen käsittelemiseksi.
Henkilötietojen käsittely pohjautuu lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.
Nämä lait ovat mm.:
• laki tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunnasta (1316/2010)
• työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)
• laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019)
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• laki oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007)
• tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n tietosuoja-asetus (2016/679)
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyn perusteena on tietosuojalain (1050/2018) 6 §, jonka mukaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä.
Jotta lautakunta pystyy ratkaisemaan muutoksenhakuasian, on rekisteröidyn toimitettava tarvittavat henkilötiedot lain oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) mukaisesti. Muutoksenhakuasiaa ei voida käsitellä ilman tarpeellisia henkilötietoja.
Rekisteri pitää sisällään tiedon siitä, kuka on asian muutoksenhakija ja kuka on vakuutettu. Muutoksenhakija voi olla yksityishenkilö tai yritys. Vakuutettu on se henkilö, jonka vahinkotapahtumasta on kysymys. Useimmissa tapauksissa vakuutettu itse on myös muutoksenhakija.
Muutoksenhakuasiaan liittyvät henkilötietoryhmät
Vakuutetut:
• nimi, henkilötunnus, osoite, mahdolliset muut yhteystiedot, ammatti, tieto mahdollisesta turvakiellosta, asianumero, kieli, vahinkopäivä, vakuutuslaitoksen asianumero ja muut asiaan liittyvät tiedot, valitusasiakirjoista ja ratkaisutoiminnassa tuotettavista asiakirjoista mahdollisesti ilmenevät terveyttä ja taloudellista tilannetta koskevat tiedot sekä julkisuuslain 24 §:ssä tarkoitetut mahdolliset muut tiedot, jotka sisältyvät valitusasiakirjoihin
Yritysten yhteyshenkilöt:
• yhteyshenkilön nimi, titteli, työnantaja, yhteystiedot
Muutoksenhakijoiden asiamiehet ja edunvalvojat:
• nimi, yhteystiedot, valtakirja, tieto mahdollisesta turvakiellosta
Vakuutuslaitosten käsittelijät:
• nimi, yhteystiedot, työnantaja
Asiaa lautakunnassa käsitelleet henkilöt:
• nimi, rooli, sähköpostiosoite, asian käsittelyyn liittyvät tiedot
Päätöksentekoon osallistuneet jäsenet:
• nimi, rooli, sähköpostiosoite, asian käsittelyyn liittyvät tiedot
Valitusasiakirjoissa mainitut muut henkilöt:
• nimi, mahdollisesti ammatti, työnantaja, yhteystiedot sekä muut asian käsittelyä varten toimitetut henkilötiedot
Lisäksi rekisteri sisältää tietopyyntöjen lähettäjien tiedot sekä asiaan liittyvän viestinnän.
Saapuviin sekä lähteviin puheluihin liittyvät puhelinnumerot tallentuvat lautakunnan puhelinjärjestelmään. Puheluja ei nauhoiteta.
Tiedot saadaan lautakuntaan saapuneesta valituksesta, siihen liittyvistä asiakirjoista ja lisäselvityksistä. Nämä asiakirjat saadaan muutoksenhakijan vakuutuslaitoksesta. Lisäksi tietoja voidaan pyytää työtapaturma- ja ammattitautilain 252 §:ssä mainituilta tahoilta, kuten terveydenhuollon toimintayksiköltä. Jos muutoksenhakijaa koskevia tietoja saadaan näiltä tahoilta, asiasta lähetetään kirjallinen tieto muutoksenhakijalle tai mahdolliselle asiamiehelle tai edunvalvojalle.
Lisäksi tietoja voidaan saada suoraan muutoksenhakijalta tai hänen asiamieheltään tai edunvalvojaltaan.
Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä palvelusta voidaan tarvittaessa tarkistaa käsittelyn kannalta tarvittavat tiedot.
Tietoja luovutetaan asianosaiselle. Muilta edellytetään pääsääntöisesti asianosaisen antamaa valtakirjaa.
Tietoja voidaan pyynnöstä luovuttaa vakuutusoikeudelle, jolla on oikeus saada asiakirjoja lautakunnasta päätöksentekoprosessiaan varten. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muissa lakisääteisissä tapauksissa viranomaisille, kuten eduskunnan oikeusasiamiehelle ja tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Lautakunnan ulkoistamien toimintojen taholta henkilötietojen käsittelijöinä toimivat esimerkiksi asianhallintajärjestelmän ylläpitäjä twoday Oy, puhelinjärjestelmän ylläpitäjä Somic Oy, M365-palveluita tuottava Microsoft sekä tiedoksiantojen toimittamisesta vastaava Posti Group Oyj.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Microsoftin M365-palveluissa käsiteltävien tietojen osalta tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 10.7.2023 lähtien tietoja siirretään Euroopan komission riittävyyspäätöksen perusteella. Liityttyään EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen Microsoft on sitoutunut noudattamaan sovittuja tietosuojavelvoitteita.
9.7.2023 asti siirtoperusteena oli vuonna 2021 käyttöönotetut vakiosopimuslausekkeet. Vuonna 2023 päivitetyn tietojenkäsittelysopimuksen mukaan Microsoft noudattaa Euroopan talousalueen tietosuojalainsäädäntöä Euroopan talousalueelta peräisin olevien henkilötietojen keräämisen, käytön, siirron, säilyttämisen ja muun käsittelyn osalta. Henkilötietojen kaikkeen siirtoon kolmanteen maahan tai kansainväliselle organisaatiolle sovelletaan tietosuoja-asetuksen artiklassa 46 kuvattuja asianmukaisia suojatoimia, ja tällaiset siirrot ja suojatoimet dokumentoidaan tietosuoja-asetuksen 30(2) artiklan mukaisesti.
Kaikkia rekisterin aineistoa käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Lautakunta on varautunut henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin ja rekisterin sisältämä aineisto on suojattu teknisesti ja organisatorisesti esimerkiksi alla olevin keinoin:
• käsittelyn ohjeistus
• laitteistojen suojaus
• käyttäjien tunnistus ja käyttöoikeuksien hallinta
• käyttötapahtumien eli lokitietojen rekisteröinti
• tiedonsiirtokanavien suojaus
• kulunvalvonta
Rekisteriin kuuluvat henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Poikkeuksena ovat sellaiset tietopyynnöt, joihin ei liity lautakunnan antamaa päätöstä. Näitä tietopyyntöjä säilytetään kymmenen vuotta.
Puhelinjärjestelmään rekisteröityvien tietojen osalta säilytysaika on viisi vuotta.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä kirjallisen pyynnön lautakuntaan.
Pyyntö lähetetään:
• sähköpostitse osoitteeseen tl(at)tapaturmalautakunta.fi tai
• postitse osoitteeseen Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta, PL 10, 00581 Helsinki
Sähköpostiviesti suositellaan lähetettävän salattuna. Ohje salatun sähköpostin lähettämiseen löytyy lautakunnan internetsivuilta kohdasta Yhteystiedot. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Lautakunnan on kyettävä tunnistamaan oikeuttaan käyttävä henkilö.
Tämän vuoksi pyynnössä tulee esittää seuraavat tunnistetiedot:
• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• henkilötunnus
• asianumero
1. Tarkastusoikeus eli oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekistereihin on tallennettu. Hänellä on oikeus pyytää jäljennöstä omista tiedoistaan.
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että lautakunta oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tai täydentää puutteellisia henkilötietoja.
3. Oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta, koska lautakunta käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
4. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Oikeutta tietojen siirtämisestä järjestelmästä toiseen ei sovelleta, koska henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen tai sopimukseen.
5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Käsittelyä rajoitetaan rekisteröidyltä saadun kirjallisen ilmoituksen perusteella, jos käsittelyn jatkamiseksi ei ole rajoittamisen ylimenevää perustetta. Pyyntöön on kirjattava, millä perusteella käsittelyn rajoittamista pyydetään ja mahdollisuuksien mukaan se, mihin asti käsittelyä pyydetään rajoittamaan.
6. Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia
Lautakunta ei suorita automaattista päätöksentekoa tai käytä henkilötietoja profilointiin tai suoramarkkinointiin.
7. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (”kielto-oikeus”)
Oikeutta vastustaa käsittelyä ei sovelleta, koska lautakunta käsittelee henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
8. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Päivitetty 27.5.2024