Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta

Yhteistyötahojen tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus: artiklat 12, 13, 14 ja 30
Laatimispäivä 25.5.2018
Päivitetty 30.9.2022

Rekisterinpitäjä

Yhteyshenkilö, tietosuojavastaava

Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta
Y-tunnus: 0457895-0
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Puhelin: 09 228 5050
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi

Mari Valakari
Osoite: PL 10, 00581 Helsinki
Puhelin: 09 228 5050
Sähköposti: tl(at)tapaturmalautakunta.fi

Rekisterin nimi

Yhteistyötahojen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Rekisterissä olevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on sujuvoittaa yhteistyötä tahoihin ja nopeuttaa esimerkiksi huoltokutsuja ja tilausprosesseja.

Henkilötietojen käsittely perustuu suullisen tai kirjallisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai sitä edeltäviin toimenpiteisiin. Tässä tapauksessa sopimuksella tarkoitetaan palvelun tai aineellisen tuotteen tilaamista. Sopimuksen osapuolina ovat rekisteröidyn työnantaja sekä tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta.

Rekisteröityjen ryhmät, henkilötietoryhmät

Rekisteri pitää sisällään yhteistyötahojen edustajien työhön liittyviä henkilötietoja. Yhteistyötahoja ovat esimerkiksi toimitilojen hallinto- ja huoltopalvelut, tavarantoimittajat sekä siivousliike.

Henkilötiedoista on koottu aiheittain yhteistyötaholistauksia, joissa pääsääntöisesti on mainittu henkilön nimi, työpaikka, työhön liittyvät yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) ja tehtävänimike.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Tilitoimisto Talenom Oyj saattaa käsitellä yhteistyötahojen henkilötietoja tapauksissa, joissa ne näkyvät lautakuntaan saapuneessa laskussa.

Henkilötietojen siirtäminen

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Kaikkia rekisterin aineistoa käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin sisältämä aineisto on suojattu teknisesti ja organisatorisesti esimerkiksi alla olevin keinoin:
• käsittelyn ohjeistus
• laitteistojen suojaus
• käyttäjien tunnistus ja käyttöoikeuksien hallinta
• käyttötapahtumien eli lokitietojen rekisteröinti
• tiedonsiirtokanavien suojaus
• kulunvalvonta

Henkilötietojen säilytysaika

Yhteistyötahoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se lautakunnan toiminnan kannalta on välttämätöntä. Asiaan vaikuttaa esimerkiksi palvelusopimusten voimassaolo.

Jos yhteistyötahon edustaja ilmoittaa lautakuntaan, että yhteyshenkilö on vaihtunut, poistetaan edellisen henkilön tieto ja korvataan se uuden yhteyshenkilön tiedoilla. Poistamisesta vastaavat hallintopäällikkö sekä hallintoassistentti.

Rekisteröidyn oikeudet sekä niiden käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä kirjallisen pyynnön lautakuntaan. Pyyntö osoitetaan hallintopäällikölle. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö lähetetään:
• sähköpostitse osoitteeseen tl(at)tapaturmalautakunta.fi tai
• postitse osoitteeseen Tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunta, PL 10, 00581 Helsinki

Lautakunnan on kyettävä tunnistamaan oikeuttaan käyttävä henkilö. Tämän vuoksi pyynnössä tulee esittää seuraavat tunnistetiedot:
• nimi
• työnantaja
• sähköpostiosoite

1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilö­rekisteriin on tallennettu. Hänellä on oikeus pyytää jäljennöstä omista tie­doistaan.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että lautakunta oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot tai täydentää puutteellisia henkilö­tietoja.

3. Oikeus poistaa tiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn pyynnöstä, ellei käsittelylle ole muuta laillista perustetta. Henkilötietojen poistaminen arvioidaan ta­pauskohtaisesti.

4. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity kirjallisesti pyytää, rekisterinpitäjä toimittaa häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytössä olevassa koneellisessa siirtomuodossa. Rekisteröidylle lähetetään vain hänen itsensä toimittamat tiedot. Tiedot siirretään rekisteröidyn pyynnöstä toiselle rekis­terinpitäjälle, jos tekniset resurssit tämän mahdollistavat. Tietojen siir­roista vastaavat hallintopäällikkö sekä tietosuojavastaava.

5. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Käsittelyä rajoitetaan rekisteröidyltä saadun kirjallisen ilmoituksen perus­teella, jos käsittelyn jatkamiseksi ei ole rajoittamisen ylimenevää perus­tetta. Pyyntöön on kirjattava, millä perusteella käsittelyn rajoitta­mista pyydetään ja mahdollisuuksien mukaan se, mihin asti käsittelyä pyy­detään rajoittamaan.

6. Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia

Lautakunta ei suorita automaattista päätöksentekoa tai käytä henkilötie­toja profilointiin tai suoramarkkinointiin.

7. Kielto-oikeus

Koska yhteistyötahojen henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täy­täntöönpanoon tai sitä edeltäviin toimenpiteisiin, ei rekisteröidyillä ole oi­keutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

8. Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus taikka sopimuksen tekemisen edellyttävä vaatimus, onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Palvelusopimuksen tekeminen edellyttää yhteyshenkilön tietojen antamisen.